POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ & PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES (RGPD)

La présente Politique de confidentialité explique comment les données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et protégées dans le cadre du site et de l’activité professionnelle de Vitalina BUROVA, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD – règlement UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés modifiée.
Elle complète les Mentions légales, les Conditions Générales de Vente (CGV) et le Cadre thérapeutique & consentement éclairé disponibles sur le site.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :
Vitalina BUROVA
Psychologue clinicienne et psychothérapeute
RPPS : 10111702394
SIREN : 994283554
Email : vb@diamind.fr

2. Données personnelles susceptibles d’être traitées

Selon la nature des échanges et de la prise en charge, les catégories de données suivantes peuvent notamment être traitées :
– données d’identification : nom, prénom, lorsqu’ils sont communiqués ;
– données de contact : adresse email et, lorsqu’il est communiqué, numéro de téléphone ;
– données relatives aux demandes de contact : contenu des messages et informations communiquées spontanément ;
– données relatives aux rendez-vous : date, heure, type et durée de la consultation ;
– données administratives et de facturation : informations nécessaires à la gestion administrative, à l’établissement des factures et au suivi des règlements ;
– données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site et des services utilisés ;
– données audio et vidéo traitées en temps réel lors des consultations en visioconférence, sans enregistrement par la psychologue ;
– données cliniques et psychologiques nécessaires à la prise en charge, susceptibles notamment de constituer des données concernant la santé ou d’autres catégories particulières de données au sens de l’article 9 du RGPD.
Les données cliniques conservées sont limitées à ce qui est pertinent et nécessaire au regard de la prise en charge.
Les notes cliniques ne comportent pas les nom et prénom complets des personnes accompagnées. Elles sont identifiées au moyen d’éléments limités visant à réduire la possibilité d’une identification directe par un tiers.
Il est demandé de ne pas transmettre, via la plateforme de prise de rendez-vous, par email ou par messagerie instantanée, davantage d’informations cliniques ou sensibles que nécessaire à la prise de contact ou à l’organisation du rendez-vous.
Lorsque le paiement est effectué par l’intermédiaire d’un établissement bancaire ou d’un prestataire de paiement, les données nécessaires à la transaction sont traitées par les acteurs concernés. La psychologue traite uniquement les informations relatives au règlement auxquelles elle a effectivement accès et qui sont nécessaires à la gestion administrative et comptable.

3. Finalités des traitements

Les données personnelles sont traitées uniquement pour des finalités déterminées, notamment :
– répondre aux demandes de contact ;
– organiser, confirmer, modifier ou annuler les rendez-vous ;
– assurer la gestion administrative de la prise en charge ;
– établir les factures et assurer le suivi comptable ;
– réaliser et assurer la continuité de l’accompagnement psychologique ou psychothérapeutique ;
– communiquer les informations pratiques nécessaires aux consultations ;
– assurer la sécurité du site, des comptes et des outils professionnels ;
– respecter les obligations légales, fiscales et comptables ;
– lorsque cela est nécessaire, constater, exercer ou défendre des droits en justice.
Les données ne sont ni vendues ni utilisées à des fins de prospection commerciale.

4. Bases juridiques des traitements

Selon leur finalité, les traitements reposent notamment sur :
– l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD : mesures précontractuelles prises à la demande de la personne et exécution de la relation de prestation de services, notamment pour la prise de rendez-vous, l’organisation et la réalisation des consultations ;
– l’article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD : respect des obligations légales, notamment comptables et fiscales ;
– l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD : intérêt légitime de la responsable du traitement, notamment pour assurer la sécurité de ses outils, gérer certaines demandes générales et, lorsque cela est nécessaire, constater, exercer ou défendre ses droits ;
– l’article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD, lorsque le consentement constitue la base juridique appropriée, notamment pour les cookies ou traceurs soumis à consentement.
Les données concernant la santé et les autres catégories particulières de données visées à l’article 9 du RGPD ne sont traitées que lorsqu’elles sont nécessaires et qu’une des conditions prévues à l’article 9, paragraphe 2, est remplie.
Pour les données cliniques nécessaires à la prise en charge psychologique ou psychothérapeutique, leur traitement peut notamment relever de l’article 9, paragraphe 2, point h) du RGPD, dans les conditions et sous les garanties prévues par le RGPD et la législation française applicable, notamment en matière de secret professionnel.
Les informations relevant de catégories particulières communiquées au cours des consultations ne sont conservées que dans la mesure où elles sont pertinentes et nécessaires au travail thérapeutique.
Le consentement libre et éclairé à la prise en charge psychothérapeutique et la base juridique du traitement des données personnelles sont deux notions distinctes.

5. Caractère obligatoire ou facultatif des informations

Les informations nécessaires à l’identification du client, à l’organisation de la consultation, à la facturation et aux échanges administratifs doivent être communiquées lorsqu’elles sont nécessaires à la réalisation de ces finalités.
L’absence de communication des informations indispensables peut rendre impossible la confirmation ou la réalisation d’une consultation.
Les informations fournies lors de la simple sélection d’un créneau sur la plateforme de réservation peuvent être limitées aux éléments nécessaires à la gestion du rendez-vous.
Il n’existe pas de liste prédéterminée d’informations cliniques que la personne serait tenue de communiquer. Chacun reste libre de déterminer ce qu’il souhaite partager dans le cadre thérapeutique.
Certaines informations peuvent néanmoins être nécessaires pour évaluer l’adéquation, les conditions ou la sécurité de la prise en charge.

6. Origine des données

Les données sont principalement recueillies directement auprès de la personne concernée :
– via le site ou la plateforme de prise de rendez-vous ;
– par email ou messagerie ;
– au cours des consultations ;
– dans le cadre des échanges administratifs liés à la prise en charge.
Dans le cadre d’une thérapie de couple, certaines informations concernant un partenaire peuvent également être communiquées par l’autre partenaire dans le cadre du travail thérapeutique.
Lorsque des données sont recueillies indirectement, les obligations d’information prévues par le RGPD sont appliquées dans la mesure où elles sont pertinentes et applicables à la situation.

7. Destinataires et prestataires

Les données sont accessibles uniquement dans la mesure nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Elles peuvent notamment être traitées ou rendues accessibles :
– à Vitalina BUROVA, responsable du traitement ;
– aux organismes ou administrations auxquels certaines informations doivent être communiquées en vertu d’une obligation légale ;
– aux prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du site, de la prise de rendez-vous, des communications et des consultations en visioconférence, dans la limite de leurs missions ;
– aux prestataires intervenant dans la gestion administrative, la facturation et les règlements, uniquement pour les données nécessaires à ces finalités.
La plateforme de prise de rendez-vous est utilisée uniquement pour la sélection et la gestion des créneaux. Aucune note clinique ni aucun contenu détaillé relatif aux consultations n’y est enregistré par la psychologue.
Les notes cliniques conservées par la psychologue ne sont enregistrées ni dans la plateforme de prise de rendez-vous, ni dans l’outil de visioconférence, ni dans un service de stockage en ligne.
Il est demandé de ne pas utiliser la plateforme de réservation, l’email ou les messageries pour transmettre davantage d’informations cliniques ou sensibles que nécessaire.
Lorsqu’un prestataire agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, le traitement est encadré conformément aux exigences applicables à la sous-traitance.
Aucune donnée n’est communiquée à des tiers à des fins publicitaires ou commerciales.

8. Stockage des données cliniques

Les notes et données cliniques conservées directement par la psychologue sont stockées localement sur un ordinateur sécurisé utilisé dans le cadre de son activité professionnelle.
Elles ne sont pas enregistrées dans un service de stockage en ligne.
L’équipement utilisé bénéficie d’un chiffrement du disque et de mesures de sécurité destinées à limiter les risques d’accès non autorisé.
Une copie de sauvegarde chiffrée peut être conservée sur un support physique sécurisé distinct de l’équipement principal.

9. Transferts de données hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires techniques ou leurs sous-traitants peuvent être établis ou traiter certaines données en dehors de l’Espace économique européen (EEE).
Lorsque de tels transferts ont lieu, ils sont encadrés conformément au chapitre V du RGPD, notamment, selon la situation :
– par une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
– par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
– ou par tout autre mécanisme prévu par le RGPD.
Des informations complémentaires concernant les garanties applicables aux transferts peuvent être demandées à l’adresse vb@diamind.fr.

10. Durées de conservation

Les données personnelles ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Les durées retenues sont notamment les suivantes :
– demandes de contact n’ayant pas donné lieu à une prise en charge : pendant une durée maximale de douze mois à compter du dernier échange ;
– données relatives aux rendez-vous et à la gestion administrative du suivi : pendant la durée de la prise en charge puis, lorsque leur conservation demeure nécessaire à la gestion administrative ou à la défense des droits de la responsable du traitement, pendant une durée maximale de cinq ans ;
– documents comptables et factures : dix ans conformément aux obligations légales applicables ;
– notes et données cliniques conservées par la psychologue : pendant la durée du suivi puis pendant une durée maximale de cinq ans à compter de la dernière consultation, sauf lorsqu’une conservation plus longue est rendue nécessaire par une obligation légale, un contentieux en cours ou une circonstance particulière dûment justifiée.
À l’expiration des durées applicables, les données sont supprimées ou, lorsqu’il est pertinent de les conserver à des fins ne nécessitant plus l’identification des personnes, anonymisées de manière effective.

11. Sécurité et confidentialité

Compte tenu de la sensibilité particulière des informations susceptibles d’être traitées dans le cadre d’un accompagnement psychologique ou psychothérapeutique, des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre afin de limiter les risques de perte, de divulgation, d’altération ou d’accès non autorisé.
Ces mesures comprennent notamment :
– le chiffrement du disque de l’ordinateur utilisé pour conserver les données cliniques ;
– la protection des comptes et de l’équipement par des moyens d’authentification personnels ;
– l’utilisation de dispositifs d’authentification renforcée lorsqu’ils sont disponibles et appropriés ;
– la limitation des accès aux données ;
– la mise à jour et la sécurisation des équipements et comptes utilisés ;
– la limitation des données collectées au strict nécessaire ;
– la configuration des outils de visioconférence de manière à limiter les accès non autorisés et les enregistrements ;
– lorsqu’une sauvegarde des données cliniques est réalisée, l’utilisation d’un support physique chiffré et sécurisé.
Aucun enregistrement audio ou vidéo des consultations n’est réalisé par la psychologue.
Aucun système informatique ou moyen de communication ne pouvant garantir une sécurité absolue, les personnes accompagnées sont également invitées à protéger l’accès à leurs propres appareils, comptes email et moyens de communication.

12. Cookies et autres traceurs

Le site utilise, lorsque cela est nécessaire à son fonctionnement, des cookies ou autres traceurs strictement nécessaires à la fourniture des fonctionnalités demandées.
Les traceurs qui ne bénéficient pas d’une exemption de consentement ne sont déposés ou lus qu’après recueil du consentement de l’utilisateur.
Lorsqu’un consentement est requis, l’utilisateur doit pouvoir accepter ou refuser les traceurs concernés et modifier ultérieurement son choix de manière accessible.

13. Absence de décision automatisée et de profilage

Les données personnelles traitées dans le cadre de l’activité de Vitalina BUROVA ne font l’objet d’aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou affectant significativement la personne au sens de l’article 22 du RGPD.
Aucun profilage à des fins commerciales ou publicitaires n’est réalisé.

14. Droits des personnes

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, et sous réserve des conditions propres à chaque droit et à la base juridique du traitement concerné, la personne peut notamment disposer :
– d’un droit d’accès à ses données personnelles ;
– d’un droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
– d’un droit à l’effacement, lorsque les conditions légales sont réunies ;
– d’un droit à la limitation du traitement ;
– d’un droit d’opposition, lorsque ce droit est applicable à la base juridique du traitement concerné ;
– d’un droit à la portabilité, lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies ;
– lorsqu’un traitement repose sur le consentement, du droit de retirer ce consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité du traitement effectué avant son retrait.
Ces droits peuvent être limités lorsqu’une disposition légale le prévoit ou lorsque la conservation ou le traitement de certaines données demeure nécessaire, notamment au respect d’une obligation légale ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

15. Exercice des droits

Pour exercer ses droits ou poser une question concernant le traitement de ses données personnelles, la personne peut contacter :
Vitalina BUROVA
Email : vb@diamind.fr
La demande doit permettre d’identifier suffisamment la personne concernée et préciser le droit qu’elle souhaite exercer.
Une pièce d’identité n’est pas demandée systématiquement. Des informations complémentaires permettant de vérifier l’identité peuvent être demandées lorsqu’il existe un doute raisonnable sur l’identité du demandeur et uniquement dans la mesure nécessaire à cette vérification.
Une réponse est apportée dans les meilleurs délais et, en principe, au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
Lorsque la complexité ou le nombre des demandes le justifie, ce délai peut être prolongé de deux mois. La personne en est alors informée dans le délai initial d’un mois.
Si une personne estime, après avoir contacté la responsable du traitement, que ses droits ne sont pas respectés, elle peut introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) : https://www.cnil.fr.

16. Liens et services de tiers

Le site peut contenir des liens vers des sites ou services exploités par des tiers.
Lorsque la personne accède directement à un service tiers, les traitements réalisés par ce tiers pour ses propres finalités relèvent de sa propre responsabilité et de sa propre politique de confidentialité.

17. Modification de la Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité peut être modifiée afin de tenir compte notamment :
– d’une évolution légale ou réglementaire ;
– d’une modification des outils ou prestataires utilisés ;
– d’une évolution des traitements de données réalisés dans le cadre de l’activité.
Toute modification substantielle est portée à la connaissance des personnes concernées lorsqu’une information spécifique est requise par la réglementation.
Pour toute question relative à la protection des données personnelles : vb@diamind.fr.